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Personenbezogene Daten außerhalb des Büros schützen

Wer im Außendienst arbeitet, der muss im Datenschutz teilweise besondere Leitlinien einhalten. Im Außendienst werden die unterschiedlichsten personenbezogene Daten verarbeitet und das mitunter von unterwegs.

Daher sollten die Vorgaben im Datenschutz für die Arbeit im Außendienst und dem Unternehmen individuell entsprechend angepasst werden.

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Sie sollten die Daten, welche Sie schützen wollen, kennen, daher macht eine Bestandsaufnahme hier Sinn. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet und wie schützenswert sind diese.

Wo werden personenbezogene Daten verarbeitet?

Um zu wissen, welche Maßnahmen man für den Schutz der personenbezogenen Daten im Außendienst ergreifen muss, sollte zuerst festgestellt und festgehalten werden, wo überall personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Dabei geht es im Datenschutz um die unterschiedlichsten Verarbeitungen. Prüfen Sie dabei insbesondere auch Schwachstellen wie:

  • Mobile Endgeräte wie Notebooks, Tablets, Mobiltelefone etc.
  • Übermittlungswege der personenbezogenen Daten (E-Mail, Messenger-Dienste, VPN-Dienste usw.)
  • Aufbewahrung von Daten in Papierform (Verträge, Auftragsdaten, handschriftliche Notizen)
  • Zugang zum Auto für Dritte verhindern
  • Keine Daten sichtbar im Auto oder für andere Aufbewahren

Leitlinien erarbeiten und Einhaltung sicherstellen

Um die personenbezogenen Daten zu schützen, sollten Leitlinien zum Umgang mit Ihnen nach den gesetzlichen Vorgaben im Datenschutz erarbeitet werden. Hier sollte die Handhabung von Sicherheitsvorgaben, der Umgang mit Daten, die Nutzung von technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), Zugangsberechtigungen, Übermittlungswege usw. festgehalten werden.

Diese Leitlinien sollten verbindlich für alle Mitarbeiter festgelegt und zugänglich aufbewahrt werden, nach Möglichkeit sollten sie auch durch den Mitarbeiter als Arbeitsvorgabe unterschrieben und somit etabliert werden.

Wie werden die personenbezogenen Daten geschützt?

Machen Sie sich dabei immer bewusst, wie personenbezogene Daten geschützt werden müssen, um den Datenschutz umzusetzen. Alle wichtigen analogen und digitalen Sicherheitsmaßnahmen müssen dabei ausreichend zum Schutz umgesetzt werden.

Betroffenendaten vor Unbefugten schützen

Vor allem der Schutz von personenbezogenen Daten Betroffener sollte dabei im Vordergrund stehen. Machen Sie sich im Datenschutz immer bewusst, welche Schwachstellen einen Zugriff auf die Daten ermöglichen könnten, und beheben Sie diese.

Gerade im Außendienst kann der Umgang mit personenbezogenen Daten kritisch sein, da diese nicht im vermeintlich sicheren Umfeld eines abgeschlossenen Bürosystems aufbewahrt und bearbeitet werden. Ein Zugriff durch unbefugte kann somit leichter erfolgen.

Datenschutzbeauftragten einbeziehen

Es macht daher immer Sinn, den (externen) Datenschutzbeauftragten und andere Fachleute hinzuzuziehen und Sie in die Bildung eines Konzeptes einzubinden.

Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

Wir betreuen Mandanten in KölnDüsseldorfSiegen, Bonn, Siegburg und ganz NRWLesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot.

Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.

Datenschutz im Außendienst für Köln, Bonn und Umgebung
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