Effektive Umsetzung von technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) im Datenschutz

Lesezeit: 4 Min

Datenschutz für Unternehmen in NRW

Im digitalen Zeitalter werden enorme Mengen an personenbezogenen Daten verarbeitet, und der Schutz dieser Daten hat nicht nur im Datenschutz höchste Priorität. Nicht zuletzt wegen der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) stehen Unternehmen vor der Herausforderung, wirksame technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zu implementieren, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Doch nicht nur digitale Daten bedürfen eines solchen Schutzes, auch der Umgang mit analogen Daten muss nach strengen Datenschutzvorgaben erfolgen. In diesem Artikel beleuchten wir, wie TOM effektiv sowohl für die analoge als auch für die digitale Verarbeitung personenbezogener Daten umgesetzt werden können.

BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ IN DER PRAXIS – WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN NACH DS-GVO?

TOM bei der digitalen Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Beginnen wir mit der digitalen Verarbeitung von Daten. Hier umfassen technische Maßnahmen beispielsweise die Verschlüsselung von Daten, den Einsatz von Firewalls und Anti-Malware-Software sowie regelmäßige Sicherheitsupdates für alle Systeme.

Organisatorische Maßnahmen beinhalten die Schulung von Mitarbeitern, die Festlegung von Zugriffsberechtigungen, die Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten und die Etablierung von Datenschutzrichtlinien, die regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

BLOG-TIPP: PERSONENBEZOGENE DATEN SCHÜTZEN – SOCIAL ENGINEERING ERKENNEN UND VERHINDERN

TOM bei der analogen Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Im analogen Bereich geht es um den Schutz vor unberechtigtem Zugriff auf physische Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten. Dies kann durch abschließbare Schränke, sichere Archivräume, regelmäßige Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente gemäß der Datenschutzanforderungen und Zugangskontrollen zu den entsprechenden Lagerstätten erreicht werden.

BLOG-TIPP: LÖSCHKONZEPTE – WICHTIGE GRUNDLAGE IM DATENSCHUTZ FÜR UNTERNEHMEN

Vertraulichkeit, Integrität und Belastbarkeit im Datenschutz

Die dauerhafte Sicherstellung der Vertraulichkeit bedeutet, dass nur autorisierte Personen Zugang zu personenbezogenen Daten haben. Integrität gewährleistet, dass die Daten korrekt und vollständig sind, während Verfügbarkeit bedeutet, dass die Daten bei Bedarf zugänglich sind.

Die Belastbarkeit der Systeme und Dienste stellt sicher, dass diese auch im Falle physischer oder technischer Probleme funktionsfähig bleiben. Die Bedeutung dieser Aspekte beruht auf der Tatsache, dass Mängel bei einem dieser Punkte zu schwerwiegenden Datenschutzverletzungen führen können, die nicht nur finanzielle Strafen nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen der Kunden und der Öffentlichkeit in das Unternehmen nachhaltig beschädigen können.

BLOG-TIPP: BERECHTIGUNGSKONZEPTE UND ZUGRIFFSKONTROLLEN ALS TEIL DES DATENSCHUTZES

Der (externe) Datenschutzbeauftragte und die Maßnahmen im Datenschutz

Der (externe) Datenschutzbeauftragte spielt bei der Implementierung und Überwachung dieser Maßnahmen eine wesentliche Rolle. Er berät das Unternehmen in allen Fragen des Datenschutzes, überprüft die Einhaltung der Datenschutzvorgaben und fungiert als Vermittler zwischen dem Unternehmen und den Aufsichtsbehörden.

Der (externe) Datenschutzbeauftragte bringt zudem oft spezifisches Fachwissen und Erfahrungen aus anderen Unternehmensbereichen mit, was bei der Umsetzung und laufenden Anpassung der TOM von unschätzbarem Wert sein kann. Mit seiner Hilfe können Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Praxis den Anforderungen des Datenschutzes gerecht werden.

BLOG-TIPP: AWARENESS IM UNTERNEHMEN ALS WICHTIGE GRUNDLAGE FÜR DEN DATENSCHUTZ

Technische und organisatorische Maßnahmen für Unternehmen in NRW

Abschließend lässt sich sagen, dass die Umsetzung von technischen und organisatorischen Maßnahmen eine kontinuierliche Aufgabe ist, die Flexibilität und Aufmerksamkeit erfordert. Unternehmen müssen nicht nur aktuelle Vorschriften einhalten, sondern auch zukünftige Entwicklungen im Bereich des Datenschutzes im Auge behalten, um ihre Datenverarbeitungsprozesse sowohl in der analogen als auch in der digitalen Welt stetig zu verbessern. Der Datenschutzbeauftragte ist dafür ein unverzichtbarer Partner.

Konkrete Maßnahmen für die Umsetzung des Datenschutzes

Um den Anforderungen an den Datenschutz gerecht zu werden und den Schutz personenbezogener Daten zu verbessern, setzen Unternehmen eine Reihe von spezifischen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) um. Hier sind einige Beispiele für beide Bereiche:

Technische Maßnahmen:

1. Datensicherung: Regelmäßige Backups von Daten sichern die Verfügbarkeit und können im Fall eines Datenverlustes, zum Beispiel durch technische Defekte oder Cyberangriffe, diese wiederherstellen.
2. Verschlüsselung: Die Verschlüsselung von Daten, sowohl in der Übertragung (Transportverschlüsselung wie TLS) als auch bei der Speicherung (Datenträgerverschlüsselung), schützt die Vertraulichkeit und Integrität.
3. Zugriffskontrollen: Implementierung von Systemen, die sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf personenbezogene Daten haben, zum Beispiel durch starke Authentifizierungsmethoden.
4. Pseudonymisierung und Anonymisierung: Wo möglich sollten personenbezogene Daten in einer Form verarbeitet werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen erschwert oder unmöglich macht.
5. Netzwerksicherheit: Einsatz von Firewalls, Intrusion-Detection-Systemen und weiteren Sicherheitsmechanismen, um unerlaubte Zugriffe zu verhindern und die Integrität des Netzwerks zu wahren.
6. Sicherheits- bzw. Datenschutzaudit: Regelmäßige Prüfungen und Tests der Sicherheitssysteme, um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Organisatorische Maßnahmen:

1. Datenschutzrichtlinien: Entwickeln und Implementieren von internen Richtlinien, welche die Verarbeitung personenbezogener Daten regeln und Datenschutzstandards setzen.
2. Datenschutzschulungen: Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter, um das Bewusstsein für Datenschutz- und Sicherheitsrisiken zu schärfen und zu informieren, wie diese zu vermeiden sind.
3. Datensicherheitskonzepte: Erstellung und Wartung von Dokumentationen, die die Verarbeitung, Speicherung und Vernichtung von Daten betreffen, sowie von Notfallplänen für Datenpannen.
4. Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge): Absicherung von Verträgen mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, so dass auch diese die Datenschutzbestimmungen erfüllen.
5. Incident Response Management: Einrichtung von Verfahren für den Fall einer Datenschutzverletzung, die schnelle Reaktionen und angemessene Mitteilungen an betroffene Personen und Aufsichtsbehörden ermöglichen.
6. Datenschutzfolgenabschätzung: Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen für Prozesse und Produkte, die wahrscheinlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellen.

BLOG-TIPP: RISIKO-BEURTEILUNG NACH DS-GVO

Maßnahmen für den Datenschutz auswählen

Die konkrete Auswahl und Gestaltung der Maßnahmen hängt von vielen Faktoren ab, wie der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten, der Größe des Unternehmens, den genutzten Technologien und dem potenziellen Risiko für die betroffenen Personen. Ein maßgeblicher Aspekt ist dabei nicht nur die Einführung dieser Maßnahmen, sondern auch ihre fortlaufende Überprüfung und Anpassung an die sich ändernden Umstände und Bedrohungslagen.

Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

Wir betreuen Mandanten in Köln, Düsseldorf, Siegen, Bonn, Siegburg und ganz NRW. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot.

Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.