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Personenbezogene Daten DS-GVO-konform verarbeiten
Personenbezogene Daten zu schützen und damit den Betroffenen, ist die Grundlage im Datenschutz. Dieser ist in der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt. Betroffene sind dabei zum Beispiel Mitarbeiter.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Mitarbeitern spielt der Datenschutz eine entscheidende Rolle. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wesentlicher Aspekt des Vertrauens in das Beschäftigungsverhältnis.
In diesem Blogartikel erläutern wir grundlegende Aspekte des Mitarbeiterdatenschutzes und geben praxisnahe Empfehlungen, wie Unternehmen diese Aspekte korrekt handhaben können.
BLOG-TIPP: UMSETZUNG DES DATENSCHUTZES IN UNTERNEHMEN UND ORGANISATIONEN
Was sind Betroffene im Sinne des Datenschutzes?
Im Kontext des Datenschutzes spielt der Begriff des „Betroffenen“ eine zentrale Rolle. Doch was genau versteht man unter diesem Begriff? Laut Artikel 4 der DS-GVO wird ein „Betroffener“ als jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person definiert, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Das bedeutet, dass jede Person, die durch ihre Daten identifiziert werden kann, als Betroffener gilt. Dies umfasst beispielsweise Informationen wie Namen, Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen.
BLOG-TIPP: DER RICHTIGE UMGANG MIT DATENMÜLL IM DATENSCHUTZ FÜR UNTERNEHMEN
Grundlagen des Mitarbeiterdatenschutzes
Der Datenschutz für Mitarbeiter wird durch verschiedene Regelungen bestimmt, vor allem durch die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Diese Vorschriften legen fest, unter welchen Bedingungen personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen und welche Rechte die Betroffenen, also die Mitarbeiter, haben.
Rechte der Mitarbeiter im Datenschutz
Gemäß der DS-GVO stehen den Mitarbeitern, wie jedem Betroffenen, verschiedene Rechte zu, die sie im Kontext ihrer personenbezogenen Daten geltend machen können:
- Recht auf Auskunft: Mitarbeiter haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, welche ihrer personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
- Recht auf Berichtigung: Falsche Daten müssen auf Anfrage berichtigt werden.
- Recht auf Löschung: Mitarbeiter können die Löschung ihrer Daten beantragen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen können Mitarbeiter die Verarbeitung ihrer Daten einschränken.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Dies erlaubt Mitarbeitern, ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
BLOG-TIPP: BETROFFENENRECHTE IM DATENSCHUTZ
Pflichten der Unternehmen im Mitarbeiterdatenschutz
Unternehmen sind verpflichtet, die Vorgaben der DS-GVO und des BDSG zu beachten. Mitarbeiter müssen klar und verständlich darüber informiert werden, welche Daten verarbeitet werden und zu welchen Zwecken dies geschieht.
In bestimmten Fällen ist die ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeiter erforderlich, insbesondere wenn die Datenverarbeitung über das notwendige Maß für den Arbeitsvertrag hinausgeht.
Unternehmen müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) implementieren, um die Sicherheit der Datenverarbeitung zu gewährleisten. Dies kann z.B. die Verschlüsselung von Daten oder die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit sensiblen Daten umfassen.
BLOG-TIPP: LEITFADEN ZUR UMSETZUNG VON DATENSCHUTZMASSNAHMEN IM UNTERNEHMEN
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Unternehmen sind verpflichtet, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, das VVT, zu führen, das aufzeigt, welche Daten verarbeitet werden und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht.
BLOG-TIPP: VERZEICHNIS VON VERARBEITUNGSTÄTIGKEITEN (VVT) IM DATENSCHUTZ
Praktische Umsetzung Mitarbeiterdatenschutz
Um die datenschutzrechtlichen Aspekte bei der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten korrekt zu handhaben, sollten Sie regelmäßige Schulungen zur Sensibilisierung für Datenschutzthemen durchführen. Erstellen Sie ein umfassendes Datenschutzkonzept, dass alle relevanten Aspekte des Mitarbeiterdatenschutzes abdeckt.
Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Datenverarbeitung und der eingesetzten TOM durch, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Fördern Sie einen offenen Dialog über Datenschutzthemen, damit Mitarbeiter Fragen und Bedenken äußern können.
Mitarbeiterdaten in Unternehmen und der Datenschutz
Der Schutz von Mitarbeiterdaten ist ein zentrales Element des unternehmerischen Handelns. Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist gesetzlich erforderlich. Unternehmen sollten sich aktiv mit den Rechten und Pflichten im Rahmen des Mitarbeiterdatenschutzes auseinandersetzen und fortlaufend daran arbeiten, ihre Praktiken zu verbessern.
Indem wir die Themen Datenschutz und Transparenz ernst nehmen, fördern wir nicht nur den rechtlichen Rahmen, sondern schaffen auch eine langfristige und vertrauensvolle Beziehung zu unseren Mitarbeitern.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.